Vos papiers rangés, retrouvés, et jamais oubliés.
Factures, polices d'assurance, contrats, garanties, procès-verbaux, justificatifs : Dokia transforme chaque document en une fiche claire, le retrouve en quelques lettres — même au milieu d'un scan — et vous prévient avant l'échéance qui compte.
Bêta ouverte : un e-mail suffit pour créer votre espace. Aucune carte demandée.
Les documents arrivent de partout. Les échéances, elles, n'attendent pas.
Un courrier papier, une pièce jointe, un PDF téléchargé sur un portail client, une photo prise à la hâte. On les classe « quelque part », et le jour où il faut retrouver la garantie du lave-linge ou résilier un abonnement à temps, on fouille.
Un dossier n'est pas un classement
Un fichier ne vit que dans un seul dossier. Une police d'assurance est pourtant à la fois un contrat, une dépense annuelle et une échéance de résiliation. Dokia range par nature, pas par emplacement.
Le nom du fichier ne dit rien
« scan0042.pdf », « document(3).pdf ». Dokia nomme chaque fiche à partir de son contenu — le fournisseur, la personne, l'objet — et garde le nom d'origine pour mémoire.
Les dates importantes se perdent
Préavis de résiliation, fin de garantie, renouvellement du passeport : l'information est dans le document, mais personne ne la relit à temps. Dokia en tire des rappels datés.
De la pile de papier à la fiche suivie, en trois temps
Dokia ne vous demande pas de tout organiser d'avance. Vous déposez, il prépare, vous validez — et c'est vous qui gardez la main sur chaque fiche créée.
Vous déposez
Glissez un ou plusieurs fichiers dans le navigateur, ou transférez simplement un e-mail à votre adresse de capture personnelle. Un scanner qui sait envoyer par e-mail alimente Dokia directement.
Dokia prépare
Les scans sont océrisés pour devenir cherchables, redressés, convertis en PDF/A d'archivage. Un lot de plusieurs documents scannés d'un coup se découpe en quelques clics, pages blanches repérées d'avance.
Vous qualifiez
Vous choisissez le type — Facture, Assurance, Membre… — et complétez quelques champs. Si vous l'activez, une IA hébergée en Suisse pré-remplit le type et les valeurs : il ne reste qu'à vérifier.
Plus qu'un classeur : un registre vivant de ce qui compte
Chaque document devient une fiche, avec ses informations, son historique et ses échéances. Une fiche peut aussi exister sans fichier : un membre, un client, un véhicule.
Des fiches typées, pas des dossiers
Un type de fiche décrit une famille de documents et ses informations : une Facture a un fournisseur, un montant, une échéance ; une Garantie a un produit, une date d'achat, une date de fin.
- Une même fiche peut porter plusieurs types : une police est à la fois Assurance et Contrat.
- Les types se créent et s'adaptent librement : texte, date, montant, liste de choix, oui/non…
- Les fiches se relient entre elles : la facture du garage pointe vers le véhicule concerné.
- Un libellé automatique nomme chaque fiche d'après son contenu, plus jamais « scan0042 ».
Prêts à l'emploi, dès la création de votre espace.
Ménage, Véhicule, Association, Indépendant : des types déjà modélisés, avec leurs champs et leurs rappels. Une fiche d'exemple montre le résultat ; un bouton les efface toutes quand vous n'en voulez plus.
Rappels calculés
« Comparer les primes » 90 jours avant l'échéance de l'assurance, « Renouveler » 180 jours avant l'expiration du passeport. Le rappel se recalcule si la date change, et arrive aussi par e-mail : à chaque échéance, ou en récapitulatif quotidien ou hebdomadaire.
Recherche dans tout
Le nom, les champs de la fiche, et le texte même du document, y compris celui d'un scan océrisé. Accents et majuscules ignorés : « societe » trouve « Société ». Le passage trouvé s'affiche en contexte.
Historique de chaque fiche
Un fil daté par fiche : notes, tâches avec responsable et échéance, appels, rendez-vous, et les événements automatiques (création, nouvelle version, étape franchie). Le message d'un e-mail capturé y est déposé.
Vue « À faire »
Toutes les tâches et tous les rendez-vous de tous vos espaces, au même endroit : en retard, aujourd'hui, cette semaine. L'en-tête signale ce qui presse, sans clignoter pour une échéance lointaine.
Processus en étapes
À payer → Payée, ou Contestée. Brouillon → À approuver → Approuvé. Les étapes se définissent par type, avec des conditions de passage (« le montant doit être rempli ») et des délais par étape.
Espaces partagés
Un espace pour la famille, un pour l'association, un pour l'activité : chacun a ses types, ses fiches, ses membres. On invite quelqu'un par e-mail ; il voit cet espace-là, et rien d'autre.
Versions et corbeille
Un document remplacé garde ses versions précédentes, consultables. Une fiche supprimée attend 30 jours dans la corbeille avant d'être effacée — ou disparaît tout de suite, si vous le demandez.
Capture par e-mail
Chaque membre reçoit sa propre adresse de capture, à enregistrer d'un clic dans son carnet d'adresses. Transférer une facture reçue devient le geste de classement. Les pièces jointes attendent en zone d'attente, jamais classées sans vous.
Scans propres et durables
Reconnaissance du texte en français, allemand, italien et anglais, effectuée sur nos serveurs. Pages redressées, pages blanches proposées à la suppression, sortie en PDF/A, le format d'archivage.
Un même outil, trois façons de s'en servir
Dokia s'adapte à ce que vous gérez. Les packs prêts à l'emploi donnent un point de départ ; tout reste modifiable ensuite.
Les papiers du ménage, enfin sous contrôle
Assurances, contrats, garanties, frais médicaux, documents d'identité, véhicule : tout est classé, et Dokia vous prévient avant les préavis et les renouvellements.
Découvrir → AssociationsUn comité qui change, une mémoire qui reste
Membres, cotisations, procès-verbaux et factures, partagés entre les membres du comité, avec les étapes d'approbation que vous définissez et une passation sans carton de classeurs.
Découvrir → Indépendants et TPEClients, factures et justificatifs, au même endroit
Factures émises et reçues, justificatifs de frais, contrats clients : suivis jusqu'au paiement, retrouvés en quelques secondes le jour du bouclement.
Découvrir →Vos documents restent en Suisse. Et restent les vôtres.
Un classeur numérique contient ce que vous avez de plus personnel : identité, santé, revenus. Dokia a été conçu autour de cette exigence, pas l'inverse.
- Hébergement en Suisse, données et traitements, y compris la reconnaissance de texte.
- Chiffrement au repos avec une clé distincte pour chaque espace.
- Effacement réel : détruire la clé d'un espace rend ses fichiers illisibles, sauvegardes comprises.
- IA désactivée par défaut, suisse quand vous l'activez, et elle ne fait que suggérer.
- Connexion sans mot de passe : un code à usage unique envoyé par e-mail.
- Aucune publicité, et aucun entraînement de modèle sur vos documents.
Ce qu'on nous demande le plus
Faut-il tout organiser avant de commencer ?
Dokia classe-t-il mes documents tout seul ?
Quels fichiers puis-je déposer ?
Mes documents servent-ils à entraîner une IA ?
Puis-je partager un espace avec quelqu'un ?
Dans quelles langues Dokia est-il disponible ?
Combien ça coûte ?
Et si je veux partir ?
Commencez par le tiroir qui déborde.
Créez votre espace avec votre adresse e-mail, choisissez un pack, déposez vos dix premiers documents. Vous verrez tout de suite la différence.