Vos documents les plus personnels méritent mieux qu'un nuage anonyme.
Pièces d'identité, frais médicaux, revenus, contrats : un classeur numérique concentre ce qu'il y a de plus sensible. Voici, concrètement, comment Dokia les traite — et ce qu'il ne fait pas.
Hébergé en Suisse
Les fichiers, la base de données, la reconnaissance de texte et, si vous l'activez, la suggestion par IA : tout est traité en Suisse. Dokia est conçu en fonction de la loi fédérale sur la protection des données (LPD révisée).
par espace
Chaque espace a sa propre clé de chiffrement. Les fichiers sont chiffrés au repos avec cette clé, elle-même protégée par une clé maîtresse conservée à part.
mot de passe à voler
On se connecte avec un code à usage unique, valable dix minutes, envoyé par e-mail — ou en cliquant sur le lien qui l'accompagne. Il n'existe aucun mot de passe à deviner ou à réutiliser.
Chiffré, cloisonné, et vraiment effaçable
- Chiffrement par espace. Deux espaces n'ont jamais la même clé ; les fichiers d'un espace ne sont pas mutualisés avec ceux d'un autre, même s'ils sont identiques.
- Aucun nom de fichier sur le support. Sur le disque, un document n'est qu'un identifiant aléatoire : ni son nom, ni son type, ni le nom de son propriétaire.
- Effacement réel. Détruire la clé d'un espace rend tous ses fichiers illisibles, y compris dans les sauvegardes passées. C'est ce qui permet d'honorer le droit à l'effacement sans attendre l'expiration des archives.
- Corbeille de 30 jours contre les erreurs de manipulation, et suppression définitive immédiate quand vous la demandez.
- Sauvegardes quotidiennes de la base de données, avec une rotation et une archive mensuelle.
Vous décidez qui voit quoi
- L'espace est la frontière. Une personne invitée voit l'espace où vous l'avez invitée, et aucun autre. Votre espace personnel reste privé même si vous partagez celui de l'association.
- Accès retiré, accès coupé. Un membre retiré de l'espace n'y a plus accès ; les documents restent.
- Une adresse de capture par personne, que chacun peut régénérer s'il l'a trop diffusée. Ce qu'elle reçoit est attribué à son titulaire.
- Session protégée par un cookie inaccessible aux scripts de la page, transmis seulement en HTTPS.
Une IA qui suggère, chez vous en Suisse, et seulement si vous le voulez
La suggestion du type de fiche et des valeurs fait gagner beaucoup de temps. Elle implique d'envoyer du texte à un service de calcul : c'est pourquoi elle est encadrée strictement.
Ce qui est envoyé
- Le texte reconnu du document, limité à son début — là où figurent l'émetteur, la date et le montant.
- La liste de vos types de fiche et de leurs champs, pour que la suggestion choisisse parmi eux.
Ce qui ne l'est jamais
- Le fichier lui-même.
- Votre identité, vos autres fiches, les données d'un autre espace.
Désactivée par défaut
La fonction ne s'active qu'avec votre accord explicite, après une explication de ce qui est transmis et à qui. Vous pouvez retirer cet accord à tout moment.
Suggérer, jamais décider
L'IA ne crée ni fiche, ni type, ni champ : elle pré-remplit un formulaire que vous validez. Le traitement est effectué en Suisse par Infomaniak, qui annonce ne pas conserver les requêtes ni s'en servir pour entraîner ses modèles.
La reconnaissance de texte ne quitte pas nos serveurs
Rendre un scan cherchable demande de le lire. Dokia le fait lui-même, sans service tiers, avec des outils libres éprouvés.
OCR sur nos serveurs
Les scans sont lus en français, allemand, italien et anglais par un moteur installé chez nous. Un PDF qui contient déjà du texte n'est pas retraité.
Fichiers entrants isolés
Un document reçu est considéré comme potentiellement hostile : il est traité par un processus séparé, sans privilèges, avec des limites de temps et de mémoire. Les fichiers exécutables sont refusés.
Rien de classé sans vous
Ce qui arrive par e-mail attend dans une zone d'attente propre à l'espace. Une fiche n'est créée qu'après votre validation, et le fichier brut est purgé une fois le lot découpé.
Questions de confiance
Dokia peut-il lire mes documents ?
Les informations des fiches sont-elles chiffrées aussi ?
Que devient un document que je supprime ?
Utilisez-vous des traceurs publicitaires ?
Des documents sensibles, un service qui les respecte.
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