Quand on travaille seul ou à quelques-uns, l'administratif se fait entre deux mandats. Les factures fournisseurs arrivent par e-mail, les tickets de frais s'accumulent dans le portefeuille, une facture client reste impayée sans que personne ne s'en aperçoive. Dokia centralise ces documents, les rattache à vos clients et vous dit quoi relancer.
Chaque facture émise porte son client, son montant, son échéance et la case « Payée ». Dix jours après l'échéance d'une facture encore ouverte, la tâche « Relancer le client » apparaît.
Une facture reçue arrive par e-mail ? Transférez-la à votre adresse de capture. Elle est qualifiée en quelques secondes, et « Payer la facture » vous est rappelé cinq jours avant l'échéance.
Tous les justificatifs de frais de l'année, classés par catégorie et cherchables jusque dans le texte du ticket. Ce que votre fiduciaire vous demande se retrouve en quelques secondes.
Vous transférez la facture à votre adresse de capture, ou vous déposez le PDF dans le navigateur. Une photo de ticket de caisse fait aussi l'affaire.
Dokia reconnaît le texte, redresse les pages et signale un document déjà reçu. Le message de l'e-mail est conservé en note sur la future fiche.
Type « Facture », fournisseur, montant, échéance : suggérés si vous avez activé l'IA, vérifiés par vous. Rien n'est classé sans votre validation.
Rappel avant l'échéance, étape « À payer → Payée » si vous la définissez, puis la fiche reste cherchable et consultable pendant toute la durée de conservation.
| Type de fiche | Ce qu'il retient | Rappel automatique |
|---|---|---|
| Client | Nom, contact, e-mail | — |
| Facture émise | Client, montant, échéance, payée | « Relancer le client », 10 jours après l'échéance |
| Facture (reçue) | Fournisseur, montant, date, échéance, payée | « Payer la facture », 5 jours avant l'échéance |
| Justificatif de frais | Date, montant, catégorie (déplacement, repas, matériel, autre) | — |
Ajoutez depuis le catalogue « Contrat / abonnement » pour vos baux, leasings et logiciels, avec le rappel « Garder ou résilier ? » 60 jours avant l'échéance. Et adaptez librement : un champ « Projet », un champ « TVA », un type « Devis »…
Une fiche Client n'a pas besoin de fichier : c'est une entrée de votre registre. Ajoutez à vos factures, contrats ou offres un champ qui pointe vers la fiche Client : celle-ci montre alors tout ce qui la référence, d'un coup d'œil — et un client inconnu se crée à la volée, depuis la facture.
Son historique garde la trace des appels et des rendez-vous, des notes prises après une réunion, et des tâches à suivre, avec un responsable et une date.
Invitez un associé, une assistante, un collaborateur dans l'espace de l'entreprise. Chacun a sa propre adresse de capture : on sait qui a transmis quoi. Les tâches ont un responsable, et chacun reçoit son récapitulatif.
Votre fiduciaire a besoin des pièces de l'année ? Donnez-lui accès à l'espace le temps du bouclement, puis retirez cet accès.
Exemple — une graphiste indépendante
Elle émet une quinzaine de factures par mois. Chacune devient une fiche Facture émise, reliée à la fiche du client. Le lundi, son récapitulatif hebdomadaire liste deux factures à relancer et une facture d'imprimeur à payer.
En janvier, sa fiduciaire demande les frais de déplacement de l'année : un filtre sur la catégorie, et les justificatifs sont là, chacun avec son scan cherchable.
Créez votre espace, cochez le pack Indépendant, enregistrez votre adresse de capture dans vos contacts.