Particuliers et familles

Les papiers du ménage, enfin sous contrôle.

Une famille reçoit chaque année des dizaines de documents qu'il faudra un jour retrouver : la police d'assurance au moment d'un sinistre, la garantie quand l'appareil tombe en panne, le décompte de la caisse maladie pour la déclaration d'impôts. Dokia les garde au même endroit, les rend cherchables et vous rappelle ce qui arrive à échéance.

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Situations familières

Là où Dokia vous fait gagner du temps — et parfois de l'argent

« Le préavis était au 30 septembre… »

Un abonnement de fitness, une assurance complémentaire, un contrat d'énergie : la date limite de résiliation passe, et le contrat se renouvelle pour un an. Dans Dokia, chaque contrat porte son échéance, et la tâche « Garder ou résilier ? » apparaît 60 jours avant. Pour une assurance, « Comparer les primes » arrive 90 jours avant : le temps de demander des offres.

« Il est encore sous garantie, le lave-linge ? »

Le ticket de caisse a pâli, la facture est quelque part dans les e-mails. Une fiche Garantie garde le produit, le vendeur, la date d'achat et la fin de garantie — avec un rappel « Garantie bientôt échue » 30 jours avant, pour faire contrôler l'appareil pendant qu'il est encore couvert.

« Les passeports expirent dans trois semaines. »

Découvert en préparant les vacances, quand les délais de l'office des passeports sont déjà longs. Une fiche Document d'identité par membre de la famille, avec sa date d'expiration : la tâche « Renouveler le document » apparaît six mois avant.

« Qu'avons-nous payé chez le dentiste cette année ? »

Une fiche Santé par facture de soins : patient, prestataire, date, montant, et une case « Remboursée ». Au moment de la déclaration d'impôts, une recherche ou un tri suffit pour sortir les frais de l'année et voir ce que l'assurance n'a pas encore remboursé.

Prêt dès le premier jour

Le pack Ménage, et le pack Véhicule si vous en avez un

À la création de votre espace, le pack Ménage est proposé d'office. Chaque type arrive avec ses champs et ses rappels ; tout reste modifiable — renommez, ajoutez un champ, supprimez ce qui ne vous sert pas.

Type de fiche Ce qu'il retient Rappel automatique
Facture Fournisseur, montant, date, échéance, payée « Payer la facture », 5 jours avant l'échéance
Assurance Compagnie, n° de police, prime, échéance, préavis « Comparer les primes », 90 jours avant l'échéance
Contrat / abonnement Fournisseur, début, échéance, préavis « Garder ou résilier ? », 60 jours avant l'échéance
Garantie Produit, vendeur, date d'achat, fin de garantie « Garantie bientôt échue », 30 jours avant la fin
Document d'identité Titulaire, type, numéro, expiration « Renouveler le document », 180 jours avant l'expiration
Santé Patient, prestataire, date des soins, montant, remboursée —
Véhicule (pack Véhicule) Marque, modèle, plaque, 1re mise en circulation —
Entretien du véhicule Date, kilométrage, garage —
Contrôle technique Date du contrôle, prochain contrôle « Prendre rendez-vous », 30 jours avant le prochain contrôle

Un rappel est une tâche datée dans l'historique de la fiche. Si vous corrigez la date, il se recalcule ; si vous l'avez déplacé à la main, Dokia respecte votre choix.

Le geste quotidien

Ranger un document prend dix secondes

La facture d'électricité arrive par e-mail ? Transférez-la à votre adresse de capture Dokia, enregistrée une fois pour toutes dans vos contacts. Un courrier papier ? Photographiez-le ou scannez-le, puis déposez le fichier dans le navigateur.

Dokia reconnaît le texte, propose le type et remplit les champs si vous avez activé la suggestion. Vous vérifiez, vous validez : la fiche porte désormais le nom du fournisseur, pas « IMG_4021.jpg ».

  • Plusieurs documents scannés d'un coup ? Découpez le lot en fiches distinctes, pages blanches retirées.
  • Un document arrive en deux exemplaires ? Dokia vous signale le doublon dès la réception.
  • Une nouvelle police remplace l'ancienne ? Ajoutez-la comme nouvelle version de la même fiche.

Exemple — un samedi matin de rangement

Le tiroir « papiers » contient quarante documents. Ils passent dans le scanner du bureau en un seul lot. Dans Dokia, l'écran de découpe montre toutes les pages : les versos blancs sont déjà signalés, quelques clics marquent où commence chaque document.

Chaque document passe ensuite dans la file de qualification, avec le type et les valeurs suggérés. Une heure plus tard, le tiroir est vide, et la vue « À faire » montre les trois échéances de l'automne : la prime de l'assurance ménage à comparer, l'abonnement de téléphone à résilier, le contrôle technique de la voiture.

À deux, ou en famille

Un espace partagé, des rappels pour chacun

Partager sans tout partager

Invitez votre conjoint dans l'espace « Ménage ». Votre espace personnel, ou celui de l'association où vous êtes trésorier, reste privé.

Qui s'en occupe ?

Une tâche peut avoir un responsable. Chacun voit dans « À faire » ce qui le concerne, et reçoit, s'il le souhaite, un récapitulatif par e-mail chaque jour ou chaque semaine.

Une adresse de capture chacun

Chaque membre de l'espace a sa propre adresse : on sait qui a transmis quel document, et chacun classe depuis sa propre messagerie.

Questions de particuliers

Avant de vous lancer

Je ne suis pas à l'aise avec l'informatique. Est-ce compliqué ?
Il n'y a rien à installer : Dokia s'utilise dans le navigateur. On se connecte avec son adresse e-mail et un code reçu par e-mail, sans mot de passe à retenir. Le pack Ménage prépare les types de documents courants ; il ne reste qu'à déposer vos fichiers.
Mes documents de santé et d'identité sont-ils en sécurité ?
Ils sont hébergés en Suisse et chiffrés avec une clé propre à votre espace. Personne d'autre que les membres que vous invitez n'y a accès. Voir la page Sécurité et confidentialité.
Puis-je garder mes originaux papier ?
Bien sûr, et c'est conseillé pour certains documents (actes, titres de propriété). Dokia sert alors d'index : notez dans la fiche où se trouve l'original, et retrouvez-le sans fouiller.
Et si mon type de document n'existe pas dans le pack ?
Créez-le en quelques secondes : un nom, puis les champs dont vous avez besoin. Dokia vous suggère les champs déjà utilisés ailleurs pour éviter les doublons. D'autres types sont aussi disponibles dans le catalogue, à ajouter quand le besoin se présente.

Videz le tiroir « papiers » ce week-end.

Votre espace est prêt en une minute, pack Ménage compris.

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