Dans une association, les documents vivent chez les personnes : les statuts chez la présidente, les procès-verbaux dans la boîte mail du secrétaire, les factures dans le classeur du caissier. Quand quelqu'un quitte le comité, une partie de l'histoire s'en va avec lui. Dokia donne à l'association un espace commun, structuré, que chaque nouveau membre du comité retrouve tel quel.
Un carton de classeurs, des fichiers éparpillés, et le nouveau caissier qui découvre en mars qu'une facture de novembre n'a jamais été payée. Avec Dokia, la passation consiste à inviter le successeur dans l'espace — et à retirer le prédécesseur.
Qui a payé cette année ? La fiche Cotisation porte l'année, le montant, l'échéance et la case « Payée ». Sept jours après l'échéance, la tâche « Relancer le membre » apparaît pour chaque cotisation encore ouverte.
Les procès-verbaux sont des fiches typées — date, type de séance, résumé — et leur texte complet est cherchable. Une décision de l'assemblée générale se retrouve en tapant deux mots, même dans un PV scanné.
Cochez le pack Association à la création de l'espace. Le registre des membres est une simple liste de fiches, sans document attaché : Dokia sert aussi de petit registre.
| Type de fiche | Ce qu'il retient | Rappel automatique |
|---|---|---|
| Membre | Nom, e-mail, statut (actif, sortant, honoraire) | — |
| Cotisation | Année, montant, échéance, payée | « Relancer le membre », 7 jours après l'échéance |
| Procès-verbal | Date de séance, type (comité, assemblée générale), résumé | — |
| Facture | Fournisseur, montant, date, échéance, payée | « Payer la facture », 5 jours avant l'échéance |
Besoin de plus ? Ajoutez par exemple un type « Contrat » depuis le catalogue (location de salle, assurance RC de l'association), ou créez vos propres types : manifestations, subventions, inventaire du matériel.
Dokia permet de définir, pour chaque type de fiche, un processus en étapes. Un procès-verbal passe de « Brouillon » à « À approuver » puis « Approuvé » ; une facture fournisseur de « À payer » à « Payée », ou « Contestée ».
Chaque passage peut exiger une condition — « le montant doit être renseigné », « la date de séance doit être remplie » — et chaque étape peut avoir un délai. Une fiche bloquée trop longtemps dans une étape se voit.
Exemple — l'assemblée générale annuelle
En janvier, la secrétaire dépose le PV de l'AG précédente : il passe « À approuver ». Le comité le relit, ajoute ses remarques en notes dans l'historique de la fiche, puis le valide.
Le caissier saisit les cotisations de l'année avec leur échéance ; en mars, la vue « À faire » liste les relances à envoyer. Au printemps, le vérificateur des comptes reçoit un accès à l'espace, consulte les factures et leurs justificatifs, puis son accès est retiré.
Créez l'espace de l'association, cochez le pack Association, invitez le comité.